La liquidez de un negocio es de los parámetros más importantes que debemos cuidar, como lo indicamos en otro blog, la liquidez separa los negocios que perduran en el tiempo de los que deben cerrar operaciones.
Una forma de garantizar aquello, es estar pendiente de las facturas impagas. En cualquier negocio, existirán valores pendientes de cobro, retrasos, etc pero sin duda tener un procedimiento claro y contar con las herramientas necesarias coadyuvará a mantener un porcentaje de deuda más bajo.
Cada cliente y situación es diferente, tenemos los casos de clientes de muchos años que tienen algún percance puntual, clientes que para controlar su flujo de efectivo nos dan largas, y desgraciadamente esos clientes que cambian de proveedores de manera habitual por no hacerse cargo de sus facturas por pagar.
Por eso las acciones, tiempos de espera, y medidas a tomar deben ser diferentes. Sin embargo, en todos estos casos previendo que no puedan cobrarse estos valores por parte de tu empresa, se deben tomar ciertas medidas en común.
En primera instancia, el poder contar con un contrato de servicios o provisión de bienes, en el que se establecen con claridad plazos de pago, intereses, e inclusive multas sin duda alguna permitirá recordar al deudor fácilmente sus obligaciones, teniendo inclusive una mejor posición de reclamación en sede judicial. En otro blog hemos hablado sobre la importancia de que dentro del giro del negocio, se suscriban contratos. Pudiendo manejar las empresas sus contratos tipo que no ralentizará la transacción, ya que tendrán formatos previos, no obstante otorgarán mayor seguridad al negocio.
Por otro lado, llenar correctamente las facturas y exigir su firma de recepción, sin duda facilitará el cobro tanto de manera extra judicial como judicial. Tener documentación que sustente el pedido o requerimiento o la entrega firmada entre las partes, así sea de parte del personal de la empresa es de gran ayuda. En muchas situaciones como estudio nos hemos encontrado con clientes que tienen únicamente una factura que no está correctamente llena, datos incorrectos, sin recibido, e inclusive sin que le hayan entregado al proveedor la factura original. Por eso en el momento de elaborar y entregar una factura es importante cerciorarnos que este correctamente elaborada y de igual forma sea recibida por la empresa.
Te damos unos puntos a revisar en tus facturas:
Comprueba cada dato y cada cifra.
Revisa la fecha de la factura y los importes
Corrobora si los datos del cliente (nombre, nombre comercial y dirección) son correctos.
Busca en la página de la Superintendencia de Compañías o en el SRI el nombre de la empresa para cerciorarte.
En el mismo sentido, el proceso de cobro que realiza la empresa debe quedar por escrito preferentemente, es verdad que puede resultar mucho más personal una llamada telefónica, sin embargo sugerimos que luego de aquello mediante correo electrónico se realice un recordatorio haciendo referencia a la conversación telefónica, para aquello te damos algunas sugerencias:
Asegúrate de dirigirte a la persona adecuada, preferentemente pregunta por la persona de contacto para cuestiones de contabilidad o pagaduría.
Recuérdale educadamente que existe una factura sin pagar y pregúntale directamente si recibió la factura original
Adjunta una copia de la misma
Pregunta si existe alguna razón para el retraso, algún problema con el valor, los bienes o servicios indicados en la factura.
Como empresa, se recomienda que se establezca un periodo de cobranza, cantidad de correos a remitir y reportes de aquello, a efectos de que internamente se tenga un control sobre cada cliente. Después de unos meses, se sugiere encargar la cobranza extrajudicial a un Estudio de Abogados, muy probablemente esta inversión le permitirá que el cliente pague o presente una fórmula de pago. Si esto no funciona será momento de iniciar una acción en sede judicial.
En muchas ocasiones nos encontramos, con clientes que han dejado pasar mucho tiempo, no han tenido contacto con las empresas , y estas simplemente han sido reubicadas, cerradas o están en proceso de liquidación. Con lo cual la posibilidad de recuperación disminuye ostensiblemente, y obliga a que tengamos que llegar a procesos judiciales de ejecución, quiebra, etc.
Recordemos las sabias palabras de Benjamin Franklin el tiempo es dinero, y sin duda lo es en este caso, el tema de facturas impagas debe tener su seguimiento en la empresa y luego de un plazo determinado si no existen resultados se debe ir al siguiente nivel, recibir la asistencia de un estudio jurídico. Mientras más tiempo dejes pasar, a la larga puede dificultar que una acción judicial llegue a buen puerto.
Si tienes dudas por deudas que posees por cobrar, o te gustaría asesoría para realizar un protocolo de cobranza, modelos de correos electrónicos, cartas, e incluso un modelo de contrato tipo, ponte en contactos con nosotros y te asesoraremos:
0989806217
asesoria@castilla-lopez.com
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